Jak znajomość Excela może odmienić Twoją karierę?

Jak znajomość excela może pomóc w życiu zawodowym

Mateusz Bukowski(MB): Michał dziękuję za przyjęcie zaproszenia do rozmowy. Powiedz na początek kilka słów o Twoim doświadczeniu z Excelem?

Michal Kowalczyk(MK): Ależ proszę 😊 Na studiach z Excelem nie było mi zbytnio po drodze. Miłość rozpoczęła się dopiero w czasie pracy na pierwszym, poważnym etacie. Pracowałem na stanowisku specjalisty ds. sprzedaży. Zauważyłem, że wiele, z moich Excelowych obowiązków może dziać się szybciej. Zdecydowałem się na prosty krok: będę usprawniał pracę, a zaoszczędzony czas wykorzystam na naukę Excela w czasie pracy oraz pomoc innym.

Zadziałało na tyle dobrze, że już po 6 miesiącach od zatrudnia robiłem szkolenia wewnętrzne. Po 9 miesiącach byłem już managerem dwóch kategorii produktowych. Zarządzałem 800 produktami dla 1000 sklepów w 4 krajach – głównie przy pomocy Excela. Z racji trudnej sytuacji wewnątrz organizacji zdecydowałem się zrobić krok w tył, zmieniając stanowisko i firmę. Jako starszy analityk popytu, a potem podaży (Demand Planner) przyszło mi pracować dla regionu Europy, Bliskiego Wschodu i Afryki, zarządzając portfolio radiotelefonów, z budżetem przekraczającym 250 mln USD. Od startu mojej przygody z Excelem minęło zaledwie 5 lat. Od 2 lat prowadzę firmę szkoleniową, głównie pomagając w kursach online. Przeszkoliłem w ten sposób już ponad 5000 osób, a do grona moich klientów należą takie marki jak Unilever (np. Knorr, Algida, Dove, Axe), PKP, STS – Zakłady Bukmacherskie, MAN, Danone, Leadec, Agata Meble i inne.

MB: Jakie cuda można zdziałać w Excelu?

MK: Od budowania prostych checklist czy formularzy po całe systemy zarządzania firmą. Najbardziej złożone rozwiązanie, jakie widziałem to system zamówień oparty o Excela. Dostęp do niego miały zespoły z Europy Środkowej, Wielkiej Brytanii i Indii. Po włączeniu pliku, Excel prosił o zalogowanie do sytemu. Łączył się z bazą i wyświetlał system do zarządzania zamówieniami. Można było je w nim tworzyć, edytować, sprawdzać daty dostaw, generować numery zamówień. To, czy powinno to stać na Excelu, to osobne pytanie, ale firma dawała radę działać więc czemu nie? 😊

MB: Jak uczyć się programu? Jakie możliwości są na rynku?

MK: Skutecznie 😀 A poważnie – ludzie obierają różne ścieżki. Jest ta dłuższa, pozornie darmowa: oglądanie YouTube i bieganie, niczym mrówka na dnie wiaderka. To długa droga, bo nie ma w niej jasnej ścieżki, nie ma nikogo, kto nas przeprowadzi z punktu A do punktu B w skuteczny, ale i szybki sposób. Jest też ścieżka krótsza: dobry kursy online / stacjonarny. Jestem wielkim orędownikiem dobrych kursów online (kliknij). Są znacznie tańsze (5-10 krotnie!), niż kursy stacjonarne. Można wracać do materiału, jest trener, który pomoże (w moich kursach, jestem to ja), nie trzeba nigdzie jechać, uczymy się porcjami, a nie 8h z rzędu, jak przy kursach stacjonarnych. Pamiętajmy też o obecnej sytuacji na świecie – szkolenia w salkach są mocno ograniczone.

Warto wspomnieć również o nauce z książek. To nie jest metoda dla każdego, ale są osoby, które lubią się uczyć w ten sposób. Jeśli do nich należysz, sprawdź koniecznie pozycje John’a Walkenbach’a 😊

znajomość excela

Co dla ludzi jest największą trudnością w opanowaniu Excela?

MK: To trudne pytanie. Nie spotkałem na swojej drodze kursanta, który po włożeniu odpowiedniej ilości pracy nie nauczyłbym się Excela. Ten program jest w stanie zrozumieć każdy. Pytanie czy każdemu się przyda? No nie każdemu, więc nie każdy musi się go uczyć.

Najgorzej w mojej ocenie jest zacząć. Strach ma wielki oczy, ale kiedy już się zdecydujemy uczyć, idzie całkiem nieźle, i jak piszą moi kursanci „to wciąga”. W ofercie mam 5 kursów online, pokrywają Excela od A do Z. Dowodem, że to naprawdę wciąga jest to, że 46% moich kursantów ma więcej niż jeden kurs. To świetny wynik w skali rynku produktów online.

MB: Prowadzę jednoosobową działalność gospodarczą.  Gdzie w mojej działalności pomoże znajomość Excela?

MK: Zdecydowanie dobrze nadaje się do prowadzenia budżetu. Śledź swoje koszty i przychody, sprawdzaj ile podatków będziesz musiał zapłacić. Wiem, robi to za Ciebie księgowa, ale księgowa to nie jest Dyrektor Finansowy. To Twój biznes i Twoje liczby. Musisz wiedzieć skąd przychodzą i gdzie idą Twoje pieniądze. Excel się do tego świetnie nadaje.

Osobiście używam też Excela do analizy czasu pracy. Mierzę czas przy użyciu aplikacji Timeneye.com i raz w miesiącu robię eksport danych do Excela. Zestawiam sobie miesiące, porównuję mój czas pracy z etatem, sprawdzam który projekt ile przyniósł mi przychodu, a ile kosztował mnie czasu. Dzięki temu mogę łatwo podjąć decyzję, gdzie inwestować swój czas.

Excel (czy nawet Arkusz Google) świetnie sprawdza się też do prowadzenia złożonych projektów. Korzystamy z moimi pracownikami z dzielonego pliku Excela, aby śledzić nasze postępy prac nad kolejnymi kursami. Taki produkt trzeba zbudować od podstaw, a więc stworzyć agendę, pliki, nagrać lekcje, obrobić je, stworzyć grafiki, załadować na platformę. Każdy z nas ma odpowiednią kolumnę w Excelu, w której odhacza postęp pracy nad danym etapem danej lekcji.

Szablon do faktur to również coś, co mam w Excelu. W zasadzie muszę w nim wypełnić tylko dane klienta i wybrać produkt z listy. Klikam guzik i generuje mi się PDF. Napisałem sobie do tego tzw. makro – to taka mini-aplikacja, stworzona w Excelu.

To oczywiście nie wszystko, ale myślę, że masz tu już kilka ciekawych inspiracji.

MB: Ile czasu potrzeba na opanowanie obsługi Excela?

MK: Moje kursy to +- 60 godzin wideo. Dorzuciłbym do tego 40 godzin, aby wykonać quizy i zadania. Wychodzi, że około 100 godzin, aby być bardzo mocno powyżej przeciętnego użytkownika. Oczywiście dobrym pomysłem byłoby dorzucenie do tego maksymalnie dużo praktyki (najlepiej chociaż 3 miesiące pracy) już na linii frontu (etat, własna firma). Jeśli chcesz nauczyć się podstaw, między 10 a 15 godzin i już Excel będzie dla Ciebie zdecydowanie przyjaźniejszy.

MB: Na jakie stanowiska pracy można liczyć mając obsługe Excela w jednym palcu?

MK: Lista jest długa, a że co organizacja, to inna nazwa stanowiska, posłużmy się raczej nazwami działów: finansowy, handlowy, sprzedaży, logistyki, marketingu, administracji, spedycji, księgowości. To oczywiście nie wszystko. Wejdź na dowolny portal z ogłoszeniami pracy. Jeśli szukasz stanowiska w biurze, większość ofert będzie zawierała wymaganie znajomości Excela.

MB: Michał ostanio widziałem, że przygotowałeś mini kurs. Czy mógłbys coś o nim powiedzieć? Czego dotyczy i jak z niego skorzystać?

MK: Do 4 z 5 kursów mam przygotowane mini-kursy. Mają na celu nauczyć chętnych jednej, konkretnej możliwości Excela albo zapoznać ich z konkretnym narzędziem (np. Power Query). Dostęp do niego można uzyskać w czasie kampanii sprzedażowych wybranych kursów. Nie są dostępne przez cały czas, a więc zapiszcie się na www.exwork.pl/zapis, aby nie przegapić możliwości zapisu kolejnym razem 😊

MB: Ile osób skorzystało już  z Twoich szkoleń(płatnych)?

MK: To liczba, którą ciężko wyciągnąć. Przez platformę przeszło na dzień, w którym odpowiadam na Twoje pytania 5242. Cześć z nich to kursanci mini-kursów. Myślę, że nie więcej niż 1500. Do tej liczby trzeba dodać osoby, które przeszkoliłem w salkach i na zamkniętych szkoleniach live – nie liczę ich, ale na pewno jest to ponad 400 osób. Czyli mamy jakieś 4142 osoby z błędem pomiarowym +- 200 (czuć w odpowiedzi na to pytanie, że jestem od Excela, co? 😊)

znajomośc excela ułatwia znalezienie odpowiedniej pracy

MB: Ciekaw jestem, czy miałeś już przypadki, gdzie uczestnicy Twoich szkoleń wpisywali je w CV, lub wspominali o tym podczas rozmów kwalifikacyjnych?

MK: Tak, dużo osób robi te kursy właśnie po to. Jeszcze gdy pracowałem w korporacji, była sytuacja, że osoba siedząca biurko obok mnie rekrutowała dziewczynę, które śledziła moją działalność. Inny kolega-manager pisał, że ma na stole CV z moim kursem. Niemal codziennie dostaję wiadomości czy recenzję od kursantów, z czego spora część jest w tonie „dostałem pierwszą pracę”,
„zmieniłem pracę”, czy „dostałem awans”. Taki właśnie jest główny cel Excellent Work: poprzez rozwój umiejętności obsługi Excela kursantów, umożliwić im poprawę jakość życia (łatwiejsza praca, lepsze zarobki).

MB: Prowadzisz grupę na FB gdzie bezpłatnie dzielisz się wiedzą. Jak ma się to do wiedzy w Twoich kursach? Patrząc na ilość udostępnionych już materiałów, można dojść do wniosku, że o wszystkim już opowiedziałeś.

MK: Nie zgodzę się. Kursy to często 5-7-14 czy 18h wiedzy, podzielonej na 8-10 minutowe lekcje, ułożone w logiczną ścieżkę z plikami do pracy i pełnym dostępem do mnie. Na Facebooku Excellent Work – Skuteczna Nauka Excela w środy o 20:00 prowadzę godzinny live o Excelu. W godzinę nie jestem w stanie pokryć wielu tematów głębiej. Na takie spotkania na żywo przychodzą osoby z różnym poziomem, więc nie mogę zaczynać od zaawansowanych zagadnień. W kolejnym tygodniu pojawiają się już inne osoby, a więc zmieniamy zagadnienie, ale nadal nie możemy wejść z nim na poziom zaawansowany. Poza tym forma live powoduje, że nie każda minuta transmisji to czysta wiedza – trzeba zapytać czy słychać, czy wszystko jasne, czy są pytania. W kursach to można pominąć, oszczędzając czas kursantów.

MB: Robiąc mały research natknąłem się na sformułowanie Test Excela. Co to jest i jak się do tego przygotować?

MK: To sposób weryfikacji wiedzy kandydata do pracy. Coś, jak rozmówka po angielsku, aby sprawdzić, czy faktycznie dobrze obsługujemy ten język. Testy trwają około 15-30 minut. Mamy kilka zadań do wykonania. Często są one oparte o to, co spotka nas w codziennej pracy. Jak się przygotować do testu? Najlepiej tutaj: www.excelwcv.pl

MB: Excel to bardzo techniczny program. W jaki sposób przekazujesz wiedzę, że uczestnicy Twoich kursów, szkoleń, czy wystąpień chcą Cię słuchać od początku do końca? Co jest Twoim atutem?

MK: Pracowałem na pierwszej linii frontu, pomagałem ludziom, siedzącym obok mnie. Wiem, co w Excelu jest ważne, bo sam używałem go lata właśnie w takim celu, w jakim używać chcą go moi kursanci. Tłumacze Excela ludziom, którzy dziś są tam, gdzie ja byłem 5 lat temu. Ot cały sekretny sos 😊

MB: Skąd Ty czerpiesz wiedzę, którą później dzielisz się w kursach?

MK: Kilka lat doświadczenia w korporacji plus odpowiadanie na KAŻDE Excelowe pytanie, jakie dostałem w pierwszych latach kariery. Co ciekawe, ludzie często pytają o to samo, więc bardzo często zanim skończą zdanie, ja już znam odpowiedź. Zostałem po prostu o to już odpowiednio dużo razy zapytany.

Jeśli chodzi o gorące nowości, śledzę newsletter Microsoftu i osoby, które są blisko tej firmy, dzieląc się swoją wiedzą w sieci (amerykańscy blogerzy i youtuberzy).

MB: To pytanie zadaję każdemu rozmówcy. Jakie materiały znajdziemy w Twoich kursach?

MK: Jeśli chcesz nauczyć się Excela od podstaw do zaawansowania, świetnie trafiłeś. Kursy to materiały wideo z plikami do pracy, zadaniami i quizami. Jestem obecny w Twoim procesie nauki, a więc pytaj ile chcesz 😊

MB: Czy uczestnicy kurdsów mogą liczyc na Twoją pomoc w nauce?

MK: Tak, zawsze. Lubię nazywać swoje kursy online hybrydowymi – bo niby online, ale jednak jest cały czas dostęp do żywego człowieka.

MB: Gdzie znaleźć więcej informacji o Twoich kursach?

MK: O tutaj: www.exwork.pl/kursy

MB: Czy można się z Tobą skontaktować i gdzie to zrobić?

MK: Tak, śmiało 😊 Zapraszam na profil na Facebooku www.facebook.com/excellwork i na Instagramie https://www.instagram.com/michal_skuteczna_nauka_excela/

MB: Michał bardzo dziękuję za całą rozmowę i wyczerpujące odpowiedzi:)